Bir görevi yerine getirmeye başlamadan önce her zaman kendinize şunu sorun, “Bu iş, önem sırasına göre aktivitelerimin 20%’lik zirve kısmında mı yer alıyor, yoksa 80%’lik alt kısımda mı yer alıyor?” 

Müthiş Keşif! 

“20-80 Kuralı” olarak da bilinen “Pareto İlkesi”, zaman yönetiminin en önemli ve faydalı kavramlarından biridir. Pareto İlkesi ilk olarak 1895 yılında İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından bulunmuştur. Vilfredo Pareto, kendi yaşadığı toplum içindeki insanların, 20%lik üst sınıfı oluşturan zengin ve etkili azınlık, 80%’lik alt sınıfı oluşturan fakir ve etkisiz çoğunluk olarak ayrıştığını gözlemlemiştir. Daha sonraki araştırmalarında da, aslında tüm ekonomik aktivitelerin ve hatta yaşam içindeki tüm dengenin bu ilkeye (20%’lik önemli azınlık ve 80%’lik önemsiz çoğunluk) göre hareket ettiğinin farkına varmıştır. 

Buna göre, tüm eylemlerimizin 20%’lik kısmı, elde ettiğimiz sonuçların 80%’lik kısmının sebebini oluşturmaktadır. Örneğin; toplumun 20%’lik zengin kısmının serveti, ülkenin gayrisafi milli hasılatının 80%’lik kısmını oluşturmaktadır. Satışlarımızın 20%’lik kısmı, kazancımızın 80%’lik kısmını oluşturmaktadır. Görevlerimizin 20%lik kısmı, yaptığımız şeyin değerinin 80%lik kısmını oluşturmaktadır. Aynı zamanda bunun anlamı, eğer yapmak zorunda olduğumuz 10 adet görevi içeren bir yapılacaklar listesi oluşturursanız, içlerinden 2 tanesinin değerinin diğer 8 tanesinin değerinden daha fazla olması demektedir. 

En Yüksek Ödül 

İşte bu noktada tıpkı diğer alanlarda da olduğu gibi, Pareto İlkesi’nden zaman yönetimi konusunda da faydalanabiliriz. Yukarıdaki yapılacaklar listesi örneğinden devam edecek olursak, muhtemelen o listedeki her görev, yerine getirilmek için hemen hemen biri biri ile aynı süreye ihtiyaç duyuyordur. Ancak bu görevlerden 1 veya 2 tanesi, diğerlerinden 5–10 kat daha değerlidir. İşte etkin bir zaman yönetimi anlayışına göre, diğerlerinden çok daha değerli olan bu 1 veya 2 görev, ilk yerine getirilmesi gereken görev veya görevlerdir. 

Hergün ilk olarak en değerli görevlerin yerine getirilmesi genellikle zor ve komplike bir iştir. Ancak bu en değerli görevleri layığı ile yerine getirmenin ödülü de o denli büyük olacaktır. Bundan dolayı, 20%’lik önemli kısımda yer alan görevlerin tamamını yerine getirinceye kadar, 80’lik önemsiz (ya da daha az önemli) kısımda yer alan görevleri yerine getirmemelisiniz. Dolayısıyla, yukarıda da söylediğim gibi, bir işe başlamadan önce ilk olarak kendinize şunu sorun, “Bu iş (görev), 20%lik zirve kısımda mı yer alıyor, yoksa 80%’lik alt kısımda mı yer alıyor?” Böylece sizin için en doğru olanı bulacaksınız. 

Doğal Motivasyon 

Şunu unutmayın ki, her önemli görevin en zor yanı, ona ilk olarak başlamaktır. Ancak bu önemli göreve bir defa başladığınızda, görevi eksiksiz bir şekilde yerine getirmek için kendiliğinizden doğal olarak motive olacaksınız. Çünkü insan zihninde, fark yaratma gücü olan önemli görevler üzerine çalışmayı seven bir bölüm vardır ve bu bölüm, önemli görevi yerine getiren kişide doğal bir motivasyon üretir. Sizin yapmanız gereken tek şey, beyninizin bu kısmını önemli görevleri yerine getirmek suretiyle sürekli olarak beslemektir. 

Başarı ve Mutluluk 

Zaman yönetimi aynı zamanda yaşam yönetiminin önemli bir parçasıdır ve olayların sonucu üstünde kontrolü ele geçirmenizde oldukça etkilidir. Çünkü, sıradaki yapacağınız şeyin ne olacağının belirlenmesine zaman yönetimi beceriniz doğrultusunda karar verirsiniz. Buna göre, önemli ve önemsiz arasındaki seçim isabetiniz, hayat başarınızda önemli bir rol oynar. 

Verimli ve üretken insanlar, işlerine en önemli görevi yaparak başlamak üzere kendilerini disipline etmişlerdir. Bu kişilerin en önemli görev seçimleri de genellikle gerçekten “en önemli” görevdir, yani seçimlerindeki isabet oranları oldukça yüksektir. Görevin ne olduğu, ne kadar zor olduğu farketmez. Önemli olan, o görevin, “en önemli” görev olmasıdır. Bütün bunların sonucu olarak, bu kişiler, diğer ortalama insanlardan çok daha başarılı ve mutlu olurlar. İşte bu, sizin de zamanı kullanma biçiminiz olmalıdır. 

EYLEM ALIŞTIRMALARI 

Hayatınızdaki tüm ana amaçları, eylemleri, projeleri ve sorumlulukları içeren bir liste hazırlayın. Daha sonra bunlardan hangilerinin 10%’luk veya 20%lik zirvede yer alan, hangilerinin de 90%lık veya 80%’lik alt kısımda yer alan görevler olduğunu ya da temsil ettiğini belirleyin. Daha sonra zirvede yer alan tüm görevleri önem sırasına göre layığıyla yerine getirmeye çalışın. Böylece kısa bir süre içinde hayatınızda ne kadar önemli değişiklikler yaptığınızı göreceksiniz.